Kafe ve restoran yazılımı: en çok sorulan sorular

Adisyon programı nedir, ne işe yarar?

Adisyon programı, masadaki ya da tezgâhtaki siparişi ödeme alınana kadar tek kayıtta tutan yazılımdır. Garson veya kasiyer ürünü bir kez girer; sipariş mutfağa gider, hesap açık kalır ve ödeme alınınca kapanır. İyi bir program bu kaydı stok, kasa raporu ve müşteri bilgisiyle de bağlar. kafeOS'ta adisyon; QR masa siparişi, garson tableti, dokunmatik kasa, mutfak ekranı ve sadakat programıyla aynı sistemde çalışır.

Adisyon programı fiyatları neye göre değişir?

Fiyatı çoğunlukla şube ve kasa sayısı, seçilen modüller, kurulum, eğitim ve donanım belirler. Aylık abonelik, yıllık lisans ve tek seferlik kurulum bedeli gibi farklı modeller vardır. Karşılaştırırken yıllık toplam maliyete ve pakete neyin dahil olduğuna bakın. kafeOS'un herkese açık bir fiyat listesi yok. Teklif; şube sayısına, seçilen modüllere ve markalı mobil uygulamanın yayın kapsamına göre yazılı olarak hazırlanır.

Ücretsiz adisyon programı kullanmak mantıklı mı?

Tek kasalı, sade bir işletme için başlangıçta yeterli olabilir. Ücretsiz sürümler genellikle kasa, şube ya da özellik sayısını sınırlar. Seçmeden önce verilerinizi dışa aktarıp aktaramayacağınızı, destek alıp alamayacağınızı ve internet kesildiğinde ne olacağını sorun. kafeOS'un ücretsiz sürümü yok. Bunun yerine bir veya iki şubede, süresi ve kabul ölçütleri yazılı bir pilot ile denenir.

Kafe için en iyi adisyon programı hangisi?

Herkes için tek bir en iyi program yok; doğru seçim işletmenin servis şekline bağlıdır. Masaya servis yapan bir restoranın ihtiyacı, tezgâhtan satış yapan bir kahvecininkinden farklıdır. kafeOS, müşteri ilişkisini kendi markalı uygulamasında tutmak ve adisyonu sadakat programıyla aynı sistemde yönetmek isteyen işletmeler için tasarlandı. Aşağıdaki sorular seçimi netleştirir:

• Masa, gel-al ve paket siparişlerinden hangilerini alıyorsunuz?
• İnternet kesildiğinde satışa devam edebiliyor musunuz?
• Banka POS cihazınız ve yazarkasanız programa bağlanabiliyor mu?
• Müşteri verisi ve sadakat programı kimin markasıyla, kimin elinde kalıyor?
• Stok ve reçete takibi aynı sistemde mi?
• Birden fazla şubeniz varsa yetkiler ve raporlar şube bazında ayrılıyor mu?

İnternet kesilince adisyon programı çalışır mı?

Bu, programın nasıl kurulduğuna bağlıdır. Yalnızca bulutta çalışan programlar bağlantı gidince sipariş alamaz. Yerel kayıt tutan ya da hibrit çalışan programlar ise satışa sınırlı biçimde devam eder ve bağlantı gelince verileri eşitler. kafeOS'un Mac kasa uygulaması internet kesildiğinde nakit satışa devam eder. Bağlantı geri geldiğinde satışlar otomatik olarak sunucuya aktarılır ve aynı satış iki kez yazılmaz.

• Çevrimdışıyken yalnızca nakit satış alınır; cüzdan, kart, hediye ve üye ödemeleri bağlantı gerektirir
• Personelin o kasada daha önce çevrimiçi giriş yapmış olması gerekir; çevrimdışı çalışma en fazla 24 saat sürer
• Fiyat ya da vardiya çakışması olursa satış silinmez, incelemeye düşer
• Tarayıcıdan açılan kasa ekranı internet bağlantısıyla çalışır

Banka POS cihazı adisyon programına bağlanır mı?

Bağlanabilir, ancak bunun için bankanın ve cihaz üreticisinin onayladığı bir entegrasyon yazılımı gerekir; her model her programla çalışmaz. Entegrasyon yoksa kasiyer tutarı POS cihazına ayrıca girer ve ödemeyi programa elle kaydeder. kafeOS'ta banka POS bağlantısı için gereken altyapı ve test ortamı hazırdır. Gerçek bağlantı, işletmenin bankasıyla seçilen cihaz modeli ve bankanın yazılım kiti üzerinden kurulum sırasında yapılır. O zamana kadar kart ödemesi kasada kayıt olarak girilir. Bu kayıt banka onayının yerine geçmez.

Müşteri QR menüden ya da uygulamadan kartla ödeyebilir mi?

Bunun için işletmenin bir sanal POS ya da ödeme kuruluşu hesabı olması gerekir. kafeOS'ta online ödeme iyzico üzerinden çalışacak şekilde geliştirildi. Tutar sunucuda hesaplanır, ödeme ekranı iyzico'da açılır ve sonuç iyzico'dan doğrulanmadan sipariş ödenmiş sayılmaz. Özelliğin açılması için işletmenin kendi iyzico üye işyeri hesabı tanımlanır ve canlıya almadan önce test edilir.

Z raporu ile gün sonu raporu aynı şey mi?

Hayır. Z raporu, yazarkasanın (ÖKC) gün sonunda verdiği mali rapordur. POS gün sonu ise banka POS cihazındaki kart işlemlerinin kapatılmasıdır. Adisyon programının kasa kapanış raporu bu ikisini karşılaştırmaya yarar ama ikisinin de yerine geçmez. kafeOS'ta her kasa çekmecesi kapanırken değişmez bir kapanış raporu oluşur. Raporda açılış parası, beklenen ve sayılan nakit, aradaki fark ve kart ile diğer ödemelerin dağılımı yer alır.

Kasa açığı nasıl bulunur ve nasıl önlenir?

Kasa açığı, sayılan paranın sistemin beklediği tutardan az çıkmasıdır. Bulmak için açılış parası, satışlar, iadeler ve kasaya giren ya da çıkan her tutar vardiya bazında ayrı tutulmalıdır. Böylece farkın hangi vardiyada ve hangi harekette oluştuğu görülür. kafeOS her çekmecenin açılış ve kapanış sayımını, gerekçesiyle girilen para hareketlerini ve kasalar arası transferleri ayrı izler. İade ve fiyat değişikliği gibi işlemler işletmenin ayarına göre yönetici onayı ister. Hatalı bir kayıt silinmez, ters kayıtla düzeltilir.

Vardiya değişiminde kasa devri nasıl yapılır?

Devreden kişi kasayı sayar, devralan kişi sayımı kontrol eder ve tutar ikisinin adıyla kayda geçer. Kâğıt tutanakta bu adım kolayca atlanır. kafeOS'ta devir kasada yapılır: kasanın sorumlusu değişir, sayım ve fark kayda geçer, gerekiyorsa yönetici o anda onay verir. Yanlış yapılan bir devir, geçmiş kayıt değiştirilmeden ters kayıtla düzeltilir.

e-Adisyon zorunlu mu?

Her işletme için zorunlu değil. 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne 526 Sıra No.lu Tebliğ ile eklenen düzenlemeye göre e-Adisyon isteğe bağlıdır. Gelir İdaresi, yıllık ya da aylık satış hasılatına bakarak belirlediği işletmelere yazılı bildirim gönderir veya ebelge.gib.gov.tr'de duyuru yapar. Bu işletmelere en az üç ay geçiş süresi verilir; süre dolunca adisyonu e-Adisyon olarak düzenlemeleri zorunlu olur. kafeOS bugün e-Adisyon belgesi düzenlemiyor; e-Arşiv faturayı bir entegratör üzerinden düzenleyecek altyapısı var. GİB'den bildirim aldıysanız bunu kurulumdan önce birlikte değerlendiririz.

Kaynak: Gelir İdaresi Başkanlığı, 526 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği

QR menü ile masadan sipariş nasıl çalışır?

Misafir masadaki QR kodu telefon kamerasıyla okutur ve menü tarayıcıda açılır; uygulama indirmesi gerekmez. Siparişin masa numarasıyla gelmesi için her masanın QR kodu ayrı olmalıdır. kafeOS'ta sipariş mutfak ekranına ve masanın açık adisyonuna düşer. Misafir aynı adisyona yeni sipariş ekleyebilir, “Garson çağır” ve “Hesap iste” düğmelerini kullanabilir. Yalnızca menü göstermek isteyen işletme siparişi kapatır; menü salt okunur hâle gelir.

Garson çağırma sistemi için ayrı cihaz gerekir mi?

Gerekmez. Masaya konan kablosuz butonlar yaygın bir çözümdür ama QR menüdeki bir düğme de aynı işi görür. kafeOS'ta misafir QR menüden “Garson çağır” ya da “Hesap iste” düğmesine basar ve çağrı masa numarasıyla garson ekranına düşer. Masaya pil ya da ek donanım konmaz; misafirin telefonu yeterlidir.

Restoranda hesap nasıl bölünür?

Hesap eşit paylara, kişiye ya da ürüne göre bölünebilir. En adil yöntem çoğu zaman ürün bazında bölmedir, çünkü herkes kendi siparişini öder. kafeOS'ta adisyondaki her ürün birim birim ayrılır; her kişi kendi birimlerini öder, ödenen birimler kapanmış, kalanlar açık görünür. Aynı hesap nakit, kart, cüzdan ve hediye kartıyla birlikte kapatılabilir. Bir ürünü başka masaya ya da kişiye aktarmak, işletmenin ayarına göre yönetici onayı ister.

Gel-al sipariş nedir, masaya servisle birlikte nasıl yönetilir?

Gel-al siparişte müşteri siparişini önceden verir ve hazır olunca tezgâhtan alır; masaya servis yapılmaz. İki yöntemi birlikte kullanan işletmede hangi siparişin masaya, hangisinin tezgâha gideceği karışmamalıdır. kafeOS'ta masaya servis ve gel-al her şube için ayrı açılıp kapatılır. Gel-al siparişi bir teslim numarası alır ve ayar sonradan değişse bile kabul edilmiş siparişin teslim şekli değişmez. Markalı uygulamadan verilen gel-al siparişlerinde teslim zamanı yedi gün sonrasına kadar seçilebilir.

Self servis kafede sipariş hazır olunca müşteriye nasıl haber verilir?

Yaygın yöntemler titreşimli çağrı cihazı, sıra numarası ekranı ve müşterinin telefonuna bildirimdir. Çağrı cihazlarını dağıtmak, toplamak ve şarj etmek gerekir; ekran ve telefon bu işi ortadan kaldırır. kafeOS'ta hazır sipariş, müşterinin takma adı ve sipariş bilgisiyle tezgâha konan küçük bir Wi-Fi ekranda görünür. Siparişin bütün parçaları hazır olmadan müşteriye “hazır” denmez. Uygulamadan sipariş veren müşteri durumu uygulamada da görür.

• Ekranlar ESP32 tabanlıdır ve kurulumda işletmenin yerel ağına bağlanır
• Ekranın yazısı, rengi ve yönü (dikey ya da yatay) panelden ayarlanır

Restoran rezervasyonu adisyon programından yönetilir mi?

Yönetilebilir; böylece rezervasyonlu bir masa, adisyon açılmadan önce dolu görünür. kafeOS'ta rezervasyonlar takvimde tutulur. Misafir gelince masaya oturtulur, gelmeyen misafir işaretlenir ve rezervasyon tamamlanınca kapanır. Müşterinin internetten kendi rezervasyonunu yapması bugün kafeOS'ta bulunmuyor; rezervasyonu personel girer.

Mutfak ekranı (KDS) nedir, mutfak yazıcısının yerine geçer mi?

Mutfak ekranı, siparişleri kâğıt fiş yerine bir ekranda gösteren ve hazırlanma durumunu izleyen sistemdir. Ekran ile yazıcı birbirinin alternatifi değildir; birçok işletme ikisini birlikte kullanır. kafeOS'ta işletme bar, mutfak ve tatlı gibi hazırlık grupları tanımlar ve her ürün kendi grubuna gider. Bir grubun hedefi ekran, yazıcı ya da ikisi birden olabilir. Usta siparişi “Hazırlanıyor” ve “Hazır” olarak işaretler. Ürün notları ve süt tercihi, ekstra shot gibi seçenekler ekranda ve fişte görünür.

Kahve bardağına müşteri adı etiketi nasıl basılır?

Bunun için bir termal etiket yazıcısı ve siparişi etikete aktarabilen bir program gerekir. Etikette müşterinin adı, içecek, seçenekler ve not yer alır; barista bardağı doğru kişiye bu sayede verir. kafeOS'ta etiket tasarımı panelde yapılır. Alanların yeri, yazı boyutu, logo ve sipariş QR'ı milimetre ölçüsüyle ayarlanır ve taslak yayınlanmadan baskıya gitmez. Uzun bir not etikete sığmıyorsa sistem baskıdan önce uyarır. Kurulumda yazıcı modeline göre kâğıt ve hizalama ayarı yapılır.

Reçeteye göre stok nasıl düşer, ürün maliyeti nasıl hesaplanır?

Reçete, bir ürünün hangi malzemeden ne kadar içerdiğini tanımlar; ürün satıldıkça reçetedeki miktarlar stoktan düşer. Ürün maliyeti, reçetedeki malzemelerin birim maliyetleri toplanarak bulunur. Bu maliyetin satış fiyatına oranı ise ürünün maliyet yüzdesini (food cost) verir. kafeOS'ta reçete ürün ve varyant bazında tanımlanır ve kilogramdan grama gibi birim dönüşümleri yapılır. Satışta stok düşer, iade ve iptalde geri eklenir; fire, düzeltme ve şubeler arası transfer ayrı hareket olarak kaydedilir.

• Panel, reçete maliyetini güncel alış fiyatlarından tahmin eder; menü analizi hangi ürünün kazandırdığını gösterir
• Süt tercihi ya da ekstra shot gibi seçenekler fiyatı değiştirir ama bugün ayrıca malzeme düşmez

Tedarikçi ve satın alma takibi adisyon programından yapılabilir mi?

Stok ve satın alma aynı sistemde olduğunda, sipariş verilen mal geldiğinde stoğa doğru miktarda girer. kafeOS'ta tedarikçiye satın alma siparişi açılır, mal geldiğinde kabul yapılır ve stok bu kabulle artar. İptal edilen sipariş teslim alınmış sayılmaz. Şube giderleri de tarih, tutar ve açıklamasıyla kaydedilir. Tedarikçiye ödeme ve fatura işlemleri kafeOS dışında, muhasebe sisteminizde yapılır.

Kahve sadakat kartı mı, dijital uygulama mı?

Kâğıt damga kartı ucuzdur ama kaybolur, kopyalanabilir ve müşteri hakkında bilgi bırakmaz. Dijital kart aynı kuralı telefonda tutar ve hangi müşterinin ne sıklıkla geldiğini gösterir. kafeOS'ta “8 kahveye 1 kahve” gibi bir damga kuralı ya da puan, kademe ve ödül kataloğu kurulabilir. Yıldızlar ödenmiş uygun satıştan kendiliğinden kazanılır ve personel elle yıldız ekleyemez. Hediye ya da ödül olarak verilen ürün yeniden yıldız kazandırmaz. Hak, kasada müşterinin QR kodu okutularak doğru ürüne uygulanır.

Kafede doğum günü kampanyası nasıl yapılır?

En sade yöntem, doğum gününde geçerli bir hediye ürün tanımlamaktır; indirim yerine ürün vermek, müşterinin ne alacağını netleştirir. kafeOS'ta işletme hediye ürünü, kullanılabilecek seçenekleri, geçerli şubeleri ve hakkın kaç gün geçerli olacağını panelden seçer. Her müşteri yılda bir kez hak kazanır. Hak kasada QR ile bir kez kullanılır ve stok ancak ürün gerçekten verildiğinde düşer. Müşteri doğum tarihini bir kez kaydeder, sonradan değiştiremez.

Müşteri uygulamadan arkadaşına kahve hediye edebilir mi?

kafeOS'ta edebilir. Müşteri bir ya da birden fazla ürünü seçenekleriyle seçer, bir mesaj ekler ve alıcıyı telefon numarasıyla bulur; gönderimi ileri bir tarihe de planlayabilir. Alıcı paketi uygulamadaki hediye kutusunda görür ve kasada tek bir QR ile kullanır. Paket, gönderildiği andaki ürün ve seçeneklerle sabitlenir. Hediyenin ücretinin uygulamadan alınması online ödeme hesabının bağlanmasına bağlıdır ve kurulumda netleşir. Ayrıca bir müşterinin tanımadığı biri için ürün bıraktığı askıda ürün özelliği de vardır.

Kafe için aylık kahve aboneliği nasıl kurulur?

Abonelikte müşteri belirli bir dönem için önceden ödeme yapar ve ürün hakkı alır; işletme de parayı ürünü vermeden önce tahsil etmiş olur. Kurarken hangi ürünlerin dahil olduğu, dönem başına kaç hak verileceği ve iade kuralı baştan yazılmalıdır. kafeOS'ta abonelik planları ürün ya da kategori kapsamıyla tanımlanır. Müşteri hakkını kasada QR ile kullanır ve kalan hakkını uygulamadan izler. Aboneliğin uygulamadan kartla satılması, online ödeme hesabının açılmasına bağlıdır.

Kafe uygulamasında üyelik SMS doğrulamasıyla mı yapılmalı?

Telefonla doğrulama, sahte hesapları ve başkasının numarasıyla açılan üyelikleri azaltır; sadakat ve hediye gibi değerli haklar için önemlidir. kafeOS'ta kayıt, giriş ve şifre sıfırlama telefona gelen tek kullanımlık kodla doğrulanır. Kod 5 dakika geçerlidir. Aynı numaraya her işlem için günde en fazla üç kod gönderilir ve hatalı deneme sayısı sınırlıdır. SMS'ler işletmenin kendi Verimor hesabıyla gönderilir; hesap tanımlanmadan doğrulamalı kayıt açılmaz.

Müşteri verisi kimde kalır, KVKK için ne kayıt altına alınır?

kafeOS'ta müşteri listesi, sipariş geçmişi ve sadakat kayıtları işletmenin panelinde tutulur; uygulama da işletmenin markasıyla yayınlanır. Üyelik ve gizlilik metinleri sürümleriyle saklanır ve müşterinin hangi metnin hangi sürümünü kabul ettiği kayda geçer. Zorunlu koşullar, aydınlatma metni ve isteğe bağlı pazarlama izni ayrı ayrı alınır. Müşteri verisini dışa aktarabilir ve hesabını silebilir. Bu kayıtlar işletmenin KVKK yükümlülüklerini kolaylaştırır ama hukuki danışmanlığın yerine geçmez.

Çok şubeli işletmede menü, stok ve kasa merkezden nasıl yönetilir?

Menü ve fiyat merkezde tanımlanmalı, ürünler şubeye göre açılıp kapatılabilmeli, stok her şubede ayrı tutulmalı ve personel yalnızca kendi şubesini görmelidir. kafeOS'ta bir ürünün hangi şubede satılacağı ve masaya servis ile gel-al seçenekleri şube bazında ayarlanır. Stok şubeler arası transferle taşınır, personel yetkileri şubeye göre ayrılır ve raporlar şubeleri karşılaştırır. Franchise yapısında royalty ve franchise faturaları da panelden izlenir.